Il y a encore quelques années, la gestion RH des entreprises se faisait essentiellement sur des feuilles de calcul Excel et des dossiers papier. Bonjour les erreurs de saisie et le temps perdu à trier des piles de documents !
Mais ça, c’était avant : aujourd’hui, les professionnels des ressources humaines peuvent heureusement compter sur des outils digitaux toujours plus sophistiqués, qui facilitent leur travail et leur permettent de se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.
Parmi ces outils il y a évidemment le SIRH, qui a profondément remodelé le paysage de la gestion des talents et des effectifs. Alors qu’est-ce donc qu’un SIRH, et quels en sont les avantages et les inconvénients ? On fait le point.
Qu’est-ce qu’un SIRH ?
L’outil central de la digitalisation RH
Conçu pour simplifier et automatiser un large éventail de tâches RH, le SIRH, ou système d’information RH, s’apparente à la colonne vertébrale numérique de la fonction ressources humaines.
Il permet en effet de centraliser sur une seule et même interface la gestion de toutes les opérations RH traditionnelles, comme la paie, l’embauche, ou encore la formation. Les utilisateurs peuvent ainsi générer des rapports précis en temps réel, travailler en mode collaboratif, et prendre des décisions stratégiques éclairées.
La plupart des entreprises d’une certaine taille sont aujourd’hui équipées d’un SIRH : selon l’éditeur de logiciel Zest, elles sont même pas moins de 98% à en utiliser un !
Les fonctionnalités classiques du SIRH
Chaque SIRH présente des fonctionnalités spécifiques, mais les plus courantes sont :
- La gestion des données des employés : le SIRH centralise les coordonnées des salariés, mais aussi leurs compétences et leur historique de travail.
- La gestion de la paie et des avantages sociaux : le SIRH automatise le calcul des salaires, des primes, et des avantages sociaux comme les tickets restaurant. Il permet également de gérer les déductions fiscales et les cotisations sociales.
- Le recrutement et l’acquisition de talents : le SIRH facilite la gestion des candidatures en ligne, du sourcing, et de l’intégration des nouveaux employés. Il permet également de suivre les processus de recrutement.
- La gestion de la formation : grâce au SIRH, les RH peuvent planifier, suivre, et évaluer les programmes de développement des talents, ou encore identifier les besoins en formation.
- La gestion du temps de travail et des congés : le SIRH facilite le suivi des présences et des absences, et permet aux employés de saisir leurs heures de travail, de demander des vacances ou encore de consulter leur solde de jours de congés.
- Le reporting RH : le SIRH permet de générer des rapports en temps réel sur divers aspects des ressources humaines, tels que la rétention du personnel, les coûts de la main-d’œuvre, ou encore la conformité aux réglementations.
Certains SIRH proposent par ailleurs des fonctionnalités liées à l’évaluation de la performance, à la communication interne, à la gestion des notes de frais, ou encore à l’élaboration des plannings. Le spectre est donc très large !
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Les avantages du SIRH ?
Un outil qui permet d’optimiser l’efficacité opérationnelle RH
Grâce à la centralisation des informations et à l’automatisation, le SIRH réduit considérablement la charge de travail administrative des professionnels des RH. D’après une étude réalisée par Forrester et Payfit, le gain de temps dans le traitement de la paie s’élève par exemple à 90% avec un tel outil ! Et qui dit gain de temps dit évidemment gain d’argent.
Mais ce n’est pas tout. Le SIRH permet aussi aux entreprises de mieux maîtriser leurs données RH, et donc de prendre de meilleures décisions. Elles peuvent par exemple identifier les opportunités d’amélioration de la productivité, ou mieux anticiper leurs besoins en personnel.
Dernier avantage (et pas des moindres) : grâce au SIRH, les professionnels des RH gagnent en sérénité sur toute la partie conformité, et peuvent donc se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Des fonctionnalités qui améliorent l’expérience employé
La plupart des fonctionnalités des SIRH sont destinées aux professionnels des ressources humaines, mais certaines s’adressent aussi aux employés : les salariés ont en effet souvent accès à une interface sur laquelle ils peuvent gérer leurs demandes de congés, leurs notes de frais, leurs demandes de formation, ou encore faire des demandes d’absence en quelques clics seulement.
Grâce à ces fonctionnalités, ils gagnent ainsi en autonomie et en flexibilité, ce qui renforce leur engagement et leur satisfaction au travail. Bref, c’est un combo gagnant !
Une solution généralement flexible et évolutive
Beaucoup de SIRH sont des outils polyvalents, qui peuvent être personnalisés pour répondre aux exigences particulières de chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité.
Ils sont généralement conçus pour évoluer au gré du développement de l’entreprise. Certaines fonctionnalités ou modules peuvent en effet être ajoutés au fur et à mesure, pour construire, brique par brique, la solution la plus adaptée à chaque étape de croissance de l’entreprise.
Ne nous méprenons pas toutefois : le SIRH n’est pas un outil miracle ! Comme on va le voir tout de suite, il peut présenter certains inconvénients, et ne répond pas toujours à 100% aux besoins des entreprises.
Les limites du SIRH
Tout outil a ses limites. Et le SIRH ne fait pas exception. Parmi les désavantages les plus couramment rencontrées, on peut citer :
- Un coût initial élevé : la mise en place d’un SIRH peut représenter un investissement conséquent. Quand on est un grand groupe, ce n’est pas un problème, mais quand on est une petite PME, c’est une autre histoire…
- Une certaine complexité de mise en œuvre : implémenter un SIRH requiert une planification minutieuse, une migration de données exigeante, et surtout une formation approfondie des personnes qui vont l’utiliser.
- Un risque de mauvaise adoption : si la solution choisie est trop complexe ou peu intuitive, les utilisateurs peuvent avoir tendance à laisser l’outil de côté, ou à sous-utiliser certaines fonctionnalités. Et c’est quand même dommage !
- Un besoin de maintenance régulière et de support technique : comme tout système informatique, le SIRH peut être soumis à des interruptions de service ou à des bugs. Ce qui peut avoir un impact fort sur l’activité RH.
- Des fonctionnalités limitées, par exemple en recrutement : le SIRH est une solution généraliste, dont les fonctionnalités ne sont pas aussi poussées que celles de solutions spécialisées. L’utilisation d’un SIRH doit donc parfois être couplée à celle de logiciels complémentaires. En recrutement par exemple, pour bénéficier de fonctionnalités pointues en matière de chasse automatisée, de matching basé sur l’IA, ou encore de portail candidat, il faut se tourner vers une solution comme Tool4staffing
Il existe toutefois une solution simple face à ce problème : intégrer des outils spécialisés à son SIRH. Chez Tool4staffing, notre plateforme se “branche” par exemple à de nombreux logiciels RH comme Lucca. De quoi bénéficier de fonctionnalités poussées, sans pour autant perdre tous les bénéfices du SIRH !
