L’entretien annuel est un rendez-vous incontournable entre un salarié et son employeur.
Mais c’est aussi un exercice qui peut être une source de stress pour l’employé… tout comme pour le manager, si ce dernier ne sait pas comment s’y prendre pour le préparer et le mener !
Pourtant, avec les bons conseils et la bonne méthodologie, cet entretien peut se transformer en un moment d’échange privilégié et en un précieux outil de management.
Alors pour vous aider, nous avons rassemblé les meilleures pratiques et les stratégies les plus efficaces, afin de vous offrir un guide pratique que vous pourrez mettre en action.
Sommaire :
L’entretien annuel : tout comprendre à cet exercice clé d’évaluation
Qu’est-ce que l’entretien annuel ?
L’entretien annuel est un face-à-face souvent très attendu entre un employé et son manager (ou supérieur hiérarchique direct), qui a lieu une fois par an dans la plupart des entreprises.
C’est un moment pendant lequel les projecteurs sont braqués sur les performances et les réalisations du collaborateur au cours de l’année écoulée, et au regard des objectifs qui étaient fixés.
C’est également l’occasion de fixer de nouveaux objectifs et de discuter des besoins en développement de l’employé ainsi que de ses perspectives d’évolution de carrière.
Les objectifs de l’entretien annuel
Les objectifs sont généralement multiples :
- Mise en place d’un cadre formel pour reconnaître les réalisations et les contributions des employés
- Clarification des attentes et des objectifs des collaborateurs
- Partage de feedback (de la part du manager et de la part de l’employé)
- Amélioration de la communication entre l’employé et le manager
- Évaluation de l’évolution des compétences (à la fois hard skills et soft skills) et des besoins en formation
- Renforcement de l’engagement et de la motivation des employés
- Bilan des performances de l’équipe (notamment pour élaborer un plan de recrutement efficace)
L’entretien annuel est donc bien plus qu’une simple évaluation de performance, c’est une plateforme essentielle pour aligner les objectifs de l’entreprise avec ceux de l’employé, stimuler le développement des collaborateurs, et nourrir une culture d’excellence au sein de l’organisation.
L’entretien annuel : une obligation légale ?
L’entretien annuel d’évaluation n’est pas une obligation légale en France, sauf sous certaines conventions collectives ou accords d’entreprise. Il est toutefois fortement recommandé et il s’est largement répandu dans les pratiques des entreprises.
Par contre, l’entretien professionnel, davantage orienté sur le développement de carrière que sur l’évaluation des performances, est une obligation légale, qui a été instaurée par la loi relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale de 2014, et qui a été renforcée par la loi « Avenir professionnel » de 2018.
Il doit avoir lieu :
- Tous les 2 ans, pour faire le point sur le parcours professionnel du salarié, ses compétences, ses aspirations et ses besoins de formation.
- Au retour de certains congés (congé maternité, congé sabbatique, arrêt maladie de plus de 6 mois…)
- Tous les 6 ans, pour faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié.
Dans les faits, les distinctions entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel peuvent parfois sembler floues, surtout dans les petites entreprises où les ressources et le temps dédiés à la gestion des ressources humaines sont limités. Cependant, il est important de souligner que ces deux types d’entretiens ont des objectifs différents et surtout, un cadre réglementaire bien distinct.
Les modalités de l’entretien annuel
L’entretien annuel se fait généralement soit en fin d’année (novembre ou décembre) soit en début d’année (janvier ou février). Cela permet aux managers et aux employés de réfléchir sur l’année écoulée et de fixer des objectifs pour l’année à venir.
Mais il n’y a pas vraiment de règle : la période exacte peut varier selon les entreprises et leurs pratiques spécifiques.
Les employés sont souvent tenus de remplir un formulaire d’auto-évaluation avant l’entretien pour fournir des informations sur leurs réalisations, leurs objectifs et leurs besoins en développement.
Les modalités précises de l’entretien annuel, y compris les participants et les documents utilisés, peuvent varier d’une entreprise à l’autre et sont définies dans la politique des ressources humaines.
Les différentes étapes de l’entretien annuel
L’entretien annuel se déroule généralement en 4 étapes :
Étape 1 : la préparation
Le manager fixe une date de réunion et notifie à l’avance le collaborateur concerné. Il est généralement conseillé de le faire au moins 2 semaines en amont pour que tout le monde puisse se préparer dans les meilleures conditions possibles.
Le manager et l’employé se préparent en examinant les réalisations de l’année écoulée, en identifiant les points forts et les axes d’amélioration, ainsi qu’en définissant des objectifs pour l’année à venir.
Étape 2 : la discussion
Lors de l’entretien, le manager et l’employé discutent :
- des performances passées,
- des défis rencontrés et des réalisations accomplies.
Ils examinent également :
- les objectifs fixés lors de l’entretien précédent,
- et évaluent dans quelle mesure ils ont été atteints.
Enfin, ils abordent l’avenir de la collaboration, en discutant :
- des prochains objectifs,
- des perspectives d’évolution.
La question de la promotion ou de l’augmentation de salaire est souvent également abordée lors de l’entretien annuel, même si ce n’est toutefois pas une étape systématique.
Étape 3 : la planification
Suite aux discussions menées lors de l’entretien, place à l’action ! Le moment est venu de transformer les idées et les objectifs abordés en actions concrètes.
Le manager et l’employé collaborent alors étroitement pour élaborer un plan d’action détaillé, spécifique et réalisable pour l’année à venir.
Ce plan d’action peut inclure :
- une liste d’objectifs clairs et mesurables,
- des étapes intermédiaires pour les atteindre,
- ainsi que des ressources et des échéances pour chaque étape du processus.
Étape 4 : le suivi
Une fois les objectifs et les plans d’action établis, l’étape finale consiste à mettre en place un système de suivi efficace pour assurer que les engagements pris lors de l’entretien annuel sont respectés et que les progrès sont réalisés.
Le manager et l’employé conviennent ensemble des modalités de suivi, que ce soit à travers des réunions régulières, des points d’étape intermédiaires, ou encore des outils de suivi en ligne.
Quoi qu’il en soit, l’idée est que l’entretien annuel ne soit pas seulement un événement ponctuel dans l’agenda, mais plutôt le point de départ d’un processus continu d’amélioration et de croissance.
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Les bonnes pratiques pour se préparer à l’entretien annuel, en tant que manager
Les secrets d’une bonne préparation
Notre conseil n°1, pour réussir la préparation de vos entretiens annuels est simple : anticipez bien l’échéance pour être prêt le jour J.
Pour cela, vous pouvez suivre la méthodologie suivante :
1. Faites le bilan : passez en revue les performances et les réalisations de chaque employé au cours de l’année écoulée. Identifiez les points forts, les succès notables et les domaines où des améliorations sont nécessaires.
2. Collectez du feedback : sollicitez des retours en interne et éventuellement en externe, de la part des collègues de travail, des partenaires et des clients. Cela vous aidera à avoir une perspective plus complète sur les performances de l’employé et à identifier des domaines d’amélioration.
3. Préparez des exemples concrets : rassemblez des faits et des chiffres pour illustrer les points que vous souhaitez aborder lors de l’entretien. Cela rendra la discussion plus engageante et permettra à l’employé de mieux comprendre vos retours et vos attentes.
4. Définissez des objectifs clairs : établissez des objectifs spécifiques et réalisables pour l’année suivante. Assurez-vous qu’ils sont alignés avec les objectifs globaux de l’entreprise et qu’ils sont suffisamment ambitieux pour stimuler la croissance et le développement de l’employé.
5. Anticipez les questions difficiles : identifiez les questions sensibles ou délicates que l’employé pourrait soulever lors de l’entretien, comme celles concernant les augmentations de salaire ou les opportunités de promotion. Préparez-vous à y répondre de manière constructive et transparente.
6. Écoutez activement : gardez à l’esprit que l’entretien annuel est aussi une opportunité pour l’employé de s’exprimer. Pratiquez l’écoute active et faites preuve d’empathie pour comprendre les préoccupations et les aspirations de votre collaborateur.
Entretien annuel : les pièges à éviter
L’entretien annuel est un exercice délicat. Pour en tirer le meilleur parti vous devez donc en éviter les écueils potentiels. Voici les plus courants :
- Évaluation subjective : pour garantir une évaluation juste, ne vous fiez pas qu’à votre impression et établissez des critères objectifs dès le départ, en collectant des données tangibles pour étayer vos évaluations.
- Focalisation excessive sur le passé : réservez une part importante de la discussion pour discuter du futur et établir des objectifs clairs et atteignables.
- Manque d’humain et d’empathie : exprimez votre appréciation et votre reconnaissance pour les efforts et les contributions des employés au-delà des objectifs et des performances mesurables.
- Manque de flexibilité : soyez flexible et adaptez vos retours et vos plans d’action en fonction des besoins, du contexte et des éventuelles circonstances changeantes de l’entreprise.
- Communication inefficace : favorisez un dialogue ouvert et constructif, en permettant à l’employé de s’exprimer librement et de poser des questions.
- Négativité : instaurez un climat positif, même si l’entretien peut donner lieu à des critiques, de la part des deux parties.
Entretien annuel : la trame ultime
Maintenant que nous vous avons donné tous nos conseils, voici pour finir, une trame concrète d’entretien (disponible en PDF), à personnaliser selon votre entreprise et vos objectifs spécifiques :
À vous de jouer à présent ! En mettant en pratique tous ces conseils, en utilisant cette trame et en faisant preuve d’organisation, vous avez désormais tous les outils en main pour préparer et mener vos entretiens annuels comme des pros !
– Rédigé par Ingrid de Chevigny
