Recruter, c’est aussi savoir dire non. Et ce n’est jamais simple, car on le sait, derrière chaque candidature, il y a une personne qui a pris le temps de postuler, investi de l’énergie et parfois même commencé à se projeter dans le poste.
Alors, comment trouver le bon équilibre entre clarté, professionnalisme et bienveillance ? On vous donne notre analyse et on vous partage 3 templates d’emails à copier-coller pour refuser un candidat sans froisser son ego (et sans y passer des heures).
Sommaire
Pourquoi soigner ses emails de refus en recrutement ?
Un email de refus, c’est une simple formalité pour un recruteur, mais c’est la dernière image qu’un candidat garde de l’entreprise.
Autant dire qu’un message laconique ou impersonnel peut laisser un goût amer… avec des conséquences bien réelles : selon une étude du cabinet Deloitte, 80% des candidats insatisfaits d’un processus de recrutement en parlent autour d’eux, et un tiers le fait même de manière proactive.
Un candidat qui a eu une mauvaise expérience de recrutement peut donc rapidement se transformer en un détracteur, qui va descendre votre entreprise sur Glassdoor ou dissuader d’autres talents de postuler chez vous !
À l’inverse, un refus bien géré montre que votre entreprise sait recruter avec intelligence et respect. De quoi donner envie aux candidats de postuler à nouveau plus tard. Ou même les transformer en futurs ambassadeurs de votre entreprise.
Alors comment refuser sans froisser, tout en soignant votre image employeur ? Voici des exemples concrets.
3 templates d’email de refus, prêts à l’emploi
Voici trois modèles pour répondre avec professionnalisme, selon l’étape où s’arrête la candidature :
Refus après screening du CV
Le candidat n’a pas passé la première sélection ? Un message court, direct mais respectueux suffit. L’objectif : ne pas laisser le candidat sans réponse, et l’encourager à envisager de postuler de nouveau à l’avenir.
Bonjour [Prénom],
On sait à quel point postuler demande du temps et de l’énergie, alors avant tout, merci d’avoir candidaté chez nous. Après étude de ton dossier, nous avons décidé de continuer avec d’autres candidats dont les profils collent davantage avec nos besoins immédiats.
Mais qui sait ? Les parcours professionnels sont faits de surprises et d’opportunités. N’hésite pas à garder un œil sur nos futures offres [lien] et à postuler à nouveau si une opportunité te parle.
On te souhaite plein de succès pour la suite !
[Votre Nom]
[Votre Poste]
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Refus après un premier entretien
Le candidat a échangé avec vous, mais n’a pas été retenu pour la suite ? Il mérite un message plus détaillé avec une touche personnalisée, pour qu’il ne reparte pas avec un sentiment d’inachevé.
Bonjour [Prénom],
Merci encore pour le temps que tu nous as accordé, nous avons été ravis de faire ta connaissance et de découvrir ton parcours.
Après avoir avancé dans le process et comparé plusieurs profils, nous avons toutefois décidé de poursuivre avec des candidats qui ont [élément différenciant – ex. « une expérience plus avancée en gestion de projet, qui est un besoin clé pour nous en ce moment »].
Cela n’enlève rien à la qualité de ton profil : on a particulièrement apprécié [point fort 1 – ex. « ton expérience terrain »] et [point fort 2 – ex. « ton énergie et ta motivation »].
Si jamais une autre opportunité plus en phase avec ton profil se présente, on serait ravis de te recontacter. En attendant, on te souhaite le meilleur dans tes projets !
[Votre Nom]
[Votre Poste]
Refus après un processus avancé
Quand un candidat a investi du temps dans plusieurs entretiens, un refus laconique serait perçu comme un manque de considération. Ici, il faut un retour plus approfondi et humain, avec un feedback valorisant pour son parcours.
Bonjour [Prénom],
Avant tout, un grand merci pour ton temps et ton engagement tout au long de notre process. On sait que cela demande de l’énergie, et on a vraiment apprécié apprendre à te connaître.
La décision n’a pas été simple, mais nous avons finalement choisi de poursuivre avec un autre candidat.
Ce qui a fait pencher la balance dans notre décision :
- [Élément 1] – Ex. « Nous avons finalement avancé avec un candidat qui maîtrise déjà [outil/méthodologie spécifique], ce qui le rend opérationnel plus rapidement”.
- [Élément 2] – Ex. « Il/elle a aussi déjà travaillé sur une problématique très similaire à la nôtre récemment, ce qui nous a semblé un vrai plus. »
Nous avons néanmoins beaucoup apprécié certains aspects de ton profil :
- [Point fort 1] – Ex. “Ta capacité à structurer tes idées et à proposer des solutions rapidement.”
- [Point fort 2] – Ex. « Ton aisance relationnelle et ta façon d’interagir avec l’équipe. »
Encore merci pour ton investissement tout au long du processus. Nous espérons que tu trouveras rapidement un poste qui te correspond pleinement.
Et qui sait ? Nos chemins se recroiseront peut-être à l’avenir ! Bonne continuation et à bientôt peut-être.
[Votre Nom]
[Votre Poste]
Les bonnes pratiques pour un refus candidat réussi
Voici, pour finir, quelques règles simples pour transformer un message de refus en expérience positive pour vos candidats :
- N’attendez pas trop : plus un candidat va patienter, plus le refus va être frustrant. Informez-le dès que la décision est prise.
- Optez toujours pour un ton humain : évitez à tout prix les copier-coller impersonnels. Ajoutez une touche de personnalisation pour montrer votre considération.
- Laissez la porte ouverte : un refus aujourd’hui ne signifie pas que ce candidat ne sera jamais recruté. Encouragez-le à rester en contact.
- N’hésitez pas à décrocher votre téléphone : pour un candidat arrivé loin dans le processus, un appel vaut souvent mieux qu’un email. Un échange direct vous permettra en effet d’expliquer votre décision avec plus de nuance et de répondre à ses éventuelles questions.
Et maintenant, à vous de jouer ! Soignez vos messages, et vos candidats se souviendront de vous… en bien.
