Si vous êtes un recruteur chevronné, vous savez sans doute que votre base de données candidats est l’une de vos ressources les plus précieuses. Plus elle est riche et qualifiée, et plus elle peut vous aider à gagner du temps sur vos futurs recrutements.
Mais soyons honnêtes, maintenir et développer un pool de talents est un véritable tour de force, qui requiert méthode et discipline. Alors comment vous construire une base de données solide et pérenne pour faire de votre vivier de candidats une véritable machine de guerre ? On vous dévoile les clés du succès dans cet article.
Qu’est-ce qu’un vivier de candidats et pourquoi s’en créer un ?
Vivier de talents : de quoi s’agit-il ?
Un vivier de candidats est une liste préqualifiée de profils que vous conservez pour de futurs besoins, et que vous pouvez facilement contacter si l’opportunité se présente. Il peut s’agir de :
- Candidatures non retenues
- Candidatures spontanées
- Profils recommandés
- Salariés internes intéressés par une mobilité
- Anciens CDD
- Anciens stagiaires et alternants
- Intérimaires
Les avantages d’un vivier de talents
Bien géré et actualisé, un vivier de talents permet de :
1. Réduire le temps d’embauche
Une recherche dans votre base de données, un coup de téléphone et zou ! Les talents sont accessibles rapidement et connaissent généralement déjà votre entreprise. Vous gagnez donc un temps fou par rapport à une recherche classique.
2. Diminuer les coûts de recrutement
Qui dit temps d’embauches plus courts dit coûts plus faibles : en exploitant efficacement votre vivier de talents, vous minimisez en effet vos efforts et vous maximisez vos résultats, d’où un meilleur retour sur investissement (ROI) pour votre activité de recruteur.
3. Réagir efficacement face au turnover
Vous connaissez sûrement l’effet domino : en cas de départ dans une équipe, le manque de personnel peut affecter la satisfaction des autres membres, qui peuvent alors être tentés de quitter eux-aussi leur poste. Avec un vivier de candidats, vous maximisez vos chances de remplacer rapidement un collaborateur, et évitez ainsi ce phénomène.
4. Optimiser son sourcing de talents
Entretenir un réseau de candidats permet de ne pas dépendre uniquement des CVthèques ou de plateformes comme LinkedIn, sur lesquelles tous les recruteurs se précipitent en cas de besoin.
Viviers de talents : pour qui ?
Vous pensez peut-être que les viviers de talents sont l’apanage des grandes entreprises dotées de vastes ressources humaines et financières. Pourtant, c’est tout le contraire ! Les structures à taille plus réduite comme les PME et les start-ups peuvent en tirer d’énormes avantages.
En ayant à disposition une réserve de candidats triés sur le volet, elles peuvent en effet économiser non seulement du temps et des ressources, mais elles peuvent également saisir les opportunités de croissance sans se laisser freiner par les délais coûteux du recrutement. Les viviers de candidats ne sont donc pas réservés aux gros poissons.
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Comment se créer un vivier de candidats ?
Choisir un outil adapté
Passons maintenant aux choses sérieuses. Comment faire concrètement pour se constituer une base de données candidats exploitable ? La première étape consiste à vous équiper correctement pour recueillir et organiser tous vos profils.
Pour cela, oubliez Excel : l’utilisation d’un système de suivi des candidatures (ATS) est essentielle pour compiler toutes les informations utiles telles que le CV, les compétences, les expériences, et les diplômes de chaque profil, tout en conservant un historique de vos interactions avec les candidats.
Avec cet outil en place, vous pourrez rassembler jour après jour les candidatures provenant de diverses sources (réseaux sociaux, CVtèques, cooptations, candidatures spontanées…) et réutiliser les profils de candidats non retenus dans d’anciennes offres d’emploi. Quoi qu’il en soit, la règle du jeu est simple : vous devez veiller à alimenter votre vivier de candidats en permanence.
Veiller au respect des règles du RGPD
Vous vous demandez peut-être ce que la création d’une telle base de données de candidats implique en matière de protection des données personnelles. Et vous avez bien raison ! Car le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) impose des obligations aux organisations qui collectent, traitent et stockent des données personnelles. Et cela s’applique évidemment à vos viviers de candidats.
Vous devez en effet respecter certaines règles, par exemple donner aux candidats le droit de modifier ou de supprimer leurs données personnelles, et respecter une période de conservation de leurs informations. Notre conseil : facilitez-vous la vie en choisissant un outil comme Tool4staffing, qui vous assure d’être bien conforme à la réglementation en vigueur.
Pour en savoir plus sur le sujet, vous pouvez retrouver le replay de notre webinar dédié : “RGPD & Recrutement, enfin tout savoir !”.
Comment exploiter son vivier de candidats ?
Vous avez investi du temps et des ressources pour construire un vivier de candidats en béton armé. C’est bien. Mais maintenant, il est temps de lui donner un rôle actif. Et c’est là que ça devient amusant !
L’important est de prendre le réflexe de vous tourner vers votre vivier de talent comme première source de profils, quel que soit votre besoin. Pour cela, le but du jeu est d’analyser attentivement les compétences, l’expérience et les valeurs de vos candidats pour trouver des correspondances avec vos offres d’emploi.
Et en la matière, il faut reconnaître que les avancées récentes de l’intelligence artificielle (IA) sont un véritable “game changer”. L’IA permet en effet de lire et d’extraire les informations des CV en base pour obtenir des suggestions de candidats et un matching offre / profil en pourcentage.
Chez Tool4staffing, nous mettons déjà ces nouvelles technologies au service de nos clients : bien plus qu’un simple ATS, notre outil intègre un algorithme de matching sémantique, qui vous permet d’obtenir en quelques clics seulement une liste de candidats pertinents pour une description de poste donnée. De quoi identifier rapidement les profils les plus adaptés et gagner un temps précieux dans vos recherches.
Et c’est finalement tout l’intérêt de l’intelligence artificielle : elle permet de faire en sorte que votre vivier de candidats ne se limite pas à une simple réserve de profils, mais qu’il devienne plutôt une ressource intelligente et stratégique, pour dénicher les meilleurs talents plus rapidement et plus précisément que jamais !
– Rédigé par Ingrid de Chevigny
