Le recrutement devient un enjeu stratégique, et la fonction RH est désormais considérée comme un véritable Business Partner. Pourtant, très peu d’entreprises savent réellement combien elles dépensent pour leurs embauches, et surtout, combien elles gaspillent.
Des dizaines d’heures perdues en entretiens pour des profils finalement non qualifiés, des outils coûteux sous-exploités, un candidat recruté à grand frais… et parti au bout de trois mois : toutes ces erreurs coûtent une fortune, mais elles passent souvent inaperçues.
Alors il est temps de reprendre le contrôle : “Grab that cash with both hands” comme disait Pink Floyd ! Dans cet article, on vous dévoile les 5 fuites budgétaires les plus courantes en recrutement, et nos solutions pour les colmater une bonne fois pour toutes.
Sommaire :
Pourquoi vos recrutements vous coûtent sans doute plus cher que vous ne le pensez
Très peu d’entreprises sont capables d’estimer avec précision le coût réel de leurs recrutements. Et pourtant, c’est une information essentielle !
Globalement, il faut prendre en compte :
- Les coûts des services et outils utilisés : ce sont souvent les premiers qui viennent en tête, car ce sont les coûts directs. Parmi eux : les honoraires des cabinets de recrutement (si l’embauche n’est pas gérée en interne), mais aussi les logiciels comme l’ATS (Applicant Tracking System), les comptes LinkedIn Recruiter pour ceux qui pratiquent activement la chasse de talents, et les coûts de diffusion d’annonces, notamment sur les jobboards.
- Les coûts humains : ils sont plus difficiles à chiffrer, mais ils pèsent souvent lourd dans la balance. Le recrutement mobilise en effet plusieurs acteurs : un manager exprime un besoin, les RH le traduisent en annonce, puis les recruteurs traitent les candidatures, mènent les entretiens et présentent les finalistes. Estimer le coût total d’un recrutement implique donc de comptabiliser le temps passé par chacun, pondéré selon son salaire. Sans oublier les tâches administratives (contrats, déclarations, mutuelle…) et l’intégration du candidat (onboarding, formations…).
Faut-il vraiment faire cet exercice de comptabilisation des coûts pour chaque recrutement ? Honnêtement, non, ce serait sans doute une perte de temps. Mais réalisez-le au moins une fois : vous risquez d’être surpris par le résultat.
Le coût réel de vos embauches est sans doute bien plus élevé que ce que vous imaginiez. Pourquoi ? Parce que certains coûts s’accumulent discrètement, sans toujours être justifiés…
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Le top 5 des gaspillages les plus classiques en recrutement
Gaspillage n°1 : des délais de recrutement trop longs
Un poste vacant, c’est des équipes en sous-effectif, des clients moins bien servis, des projets ralentis. Donc plus un recrutement traîne, soit parce qu’il y a trop d’étapes (qualification, entretiens, tests…), soit parce que les validations internes s’éternisent, plus l’addition grimpe. Chaque jour de perdu, c’est aussi une chance de moins de recruter les meilleurs… qui finissent par partir ailleurs.
Coût estimé : plusieurs milliers d’euros par semaine, selon le poste.
Gaspillage n°2 : un recrutement trop passif
Miser trop exclusivement sur l’inbound (diffusion d’annonces, jobboards) sans investir suffisamment dans l’outbound (chasse proactive, réseautage, approche directe) peut entraîner une perte massive de temps et donc d’argent. Pourquoi ? Parce que les talents les plus recherchés ne postulent pas toujours spontanément. Résultat : des semaines (voire des mois) d’attente et un flot de candidatures peu qualifiées à trier.
Coût estimé : perte de productivité des recruteurs + budgets jobboards mal utilisés.
Gaspillage n°3 : des outils sous-exploités
Dans certaines entreprises, les recruteurs peuvent compter sur un ATS puissant, un CRM candidat dernier cri, des abonnements premium sur LinkedIn… et pourtant, ils continuent à jongler avec des fichiers Excel et des emails non centralisés. À la clé, un énorme gâchis : des heures perdues à ressaisir des données, à retrouver des profils déjà qualifiés ou à suivre manuellement des candidatures.
Coût estimé : plusieurs milliers d’euros par an en abonnements sous-exploités + perte de productivité des recruteurs.
Gaspillage n°4 : une mauvaise gestion du vivier de talents
Les recruteurs passent parfois des heures à sourcer des candidats… puis, une fois le poste pourvu, ces contacts dorment dans une base de données oubliée. À chaque nouvelle embauche, on repart de zéro : nouveaux sourcing, nouveaux entretiens, nouvelles relances.
Coût estimé : reprise systématique du sourcing + perte de candidats déjà qualifiés + allongement du cycle de recrutement.
Gaspillage n°5 : des erreurs de casting
Si un profil recruté ne correspond finalement pas aux attentes et qu’il faut mettre fin à sa période d’essai, les recruteurs doivent alors tout recommencer : sourcing, entretiens, intégration… Même chose si un candidat décide de partir après seulement quelques mois. Dans les deux cas, l’impact financier est considérable, sans compter la désorganisation qu’un départ prématuré entraîne dans l’équipe concernée.
Coût estimé : 20 à 30% du salaire annuel du poste + impact indirect (démotivation de l’équipe, surcharge de travail…)
Nos conseils pour éliminer ces pertes financières et optimiser vos recrutements
Vous voulez arrêter de jeter votre argent par les fenêtres et rendre vos recrutements plus rentables ? Voici nos conseils :
- Suivez des KPIs clairs pour arrêter de recruter à l’aveugle : un recrutement efficace, ça commence par des chiffres clairs. Quel canal vous rapporte les meilleurs candidats ? Combien vous coûte réellement une embauche, du premier contact à la fin de la période d’essai ? Avec un bon ATS, vous pouvez traquer ces données et arrêter de dépenser sur des outils et stratégies qui vous rapportent… du vent.
- Ne mettez pas tous vos œufs dans le panier des jobboards : si votre stratégie se résume à publier et attendre de recevoir des candidatures, il est temps de revoir votre approche. Le sourcing vous permet de trouver des talents bien plus vite, sans exploser votre budget.
- Automatisez ce qui peut l’être (mais avec finesse) : vous envoyez manuellement des centaines de messages ? On est en 2025, vous avez mieux à faire. Un Talent Prospecting Software (TPS) comme Tool4staffing peut automatiser vos relances tout en leur apportant un maximum de personnalisation.
- Piochez dans votre vivier de talents avant de repartir à zéro : avec un outil de matching sémantique, vous pouvez rapidement identifier les profils pertinents et éviter de refaire tout le travail depuis le début. Moins de sourcing, plus de résultats.
- Soignez l’onboarding et la fidélisation : recruter coûte cher, perdre un talent encore plus. Alors, veillez à offrir une expérience d’intégration réussie et à limiter le turnover de vos équipes.
En appliquant ces bonnes pratiques, non seulement vous réduirez vos dépenses, mais vous améliorerez aussi la qualité de vos recrutements. Alors foncez !
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