La fonction de recruteur est en pleine évolution. La Direction des ressources humaines est de plus en plus considérée comme “Business Partner”, c’est à dire associée aux décisions stratégiques de l’entreprise. Le service Recrutement devient donc aussi un centre de profit. Il faut donc calculer les coûts d’un recrutement pour ensuite les optimiser, comme pour tout autre département de l’entreprise. Ce que peu de services ont déjà entrepris, faute d’indicateur suffisamment précis. Voici un petit guide pour calculer les coûts d’une embauche et les optimiser. “Grab that cash with both hands” comme disait Pink Floyd.
Calculer les coûts d’un recrutement
Les coûts humains
Comment débute un recrutement? Un manager commence par émettre un besoin. Que la Direction des Ressources Humaines transforme ensuite en description de poste et en annonce à publier. Interviennent alors les chargés de recrutement qui collectent, traitent les candidatures et font passer les entretiens. Si plusieurs personnes sont impliquées, comme lors d’un recrutement collaboratif, il faudra pondérer leurs salaires en fonction du temps dédié à cette embauche. Au final, le coût total d’un recrutement doit prendre en compte tout ce temps passé. Ainsi que celui accordé aux tâches administratives de gestion: création des contrats de travail, déclarations d’embauche et sociales, intégration à la mutuelle… et à l’intégration du candidat (onboarding, formations…).
Les coûts des outils
Les outils du recruteur ont un coût mais permettent une meilleure productivité. En plus du logiciel de recrutement, ou ATS (Applicant Tracking System), ils se divisent selon 2 cas de figure:
- Si le recruteur pratique majoritairement la chasse, alors un compte LinkedIn Recruiter sera sa principale dépense
- Si en revanche il pratique surtout la diffusion (ce qui est plus le cas pour les personnes travaillant dans des services RH) les coûts se matérialisent par le canaux utilisés (jobboards, LinkedIn…)
Les coûts d’un recrutement raté
Les plus difficiles à calculer mais certainement les plus importants. Car un recrutement raté oblige à recommencer le processus depuis le début. Comme un départ anticipé. Une embauche est déclarée réussie lorsque le candidat a passé avec succès la période d’essai. Le départ avant la fin de la période d’essai semble être devenue la spécialité des 15-34 ans. 80% d’entre eux quittent la société qui les embauche dès la première année.
Comment réduire les coûts d’une embauche?
Les coûts étant détaillés, il reste maintenant à déterminer comment optimiser chaque étape du processus. Pour cela il faut être en mesure de les piloter avec le plus de précision possible. Bien choisir son ATS (applicant tracking system) semble donc primordial. Car il peut vous permettre de piloter et d’optimiser toutes les étapes :
Le sourcing des candidats
Vous postez sur des jobboards, mais savez-vous quelle plateforme vous rapporte les meilleurs candidats, le coût de ces acquisitions ? Certains ATS utilisent des outils de tracking, empruntés au marketing, pour permettre d’avoir accès à toutes ces informations. Vous pouvez ainsi comparer pour chaque canal le nombre de candidatures qualifiées obtenues par rapport au prix dépensé. Et combien vous a coûté une embauche depuis la diffusion de l’annonce jusqu’à la fin de la période d’essai du nouvel arrivant.
La cooptation
Recruter vos talents grâce au réseau de vos collaborateurs peut vous permettre de réduire considérablement vos coûts de recrutement. La cooptation est un canal de recrutement particulièrement efficient. Cet outil vous permet de sourcer des talents qualifiés et fiables, plus rapidement que sur les jobboards, sans avoir à investir dans un cabinet de recrutement. À titre d’exemple, la solution de cooptation Basile, 100% intégrée à Tool4staffing, déclare une économie allant jusqu’à 15 000 € par rapport à un recrutement classique.
La qualification
Un ATS vous aide à constituer sans effort une shortlist de candidats qualifiés. Le matching sémantique, un algorithme emprunté aux applications de rencontre, permet, lorsque vous postez une mission, de faire ressortir de votre vivier de candidats ceux dont les compétences collent avec l’annonce. Avoir plus de candidats qualifiés dans sa shortlist permet d’augmenter les chances de réussir un recrutement. Et donc d’optimiser cette étape. Le matching sémantique permet en moyenne d’augmenter de 62% le nombre de candidats qualifiés dans une short list.
Les échanges avec les candidats
Toujours grâce aux outils empruntés au monde du marketing, les ATS nouvelle génération vous permettent d’automatiser les échanges avec les candidats. Vous pouvez par exemple envoyer des campagnes d’emailings massives. Comment cela fonctionne ? Au lieu d’écrire “Bonjour Jean-Pierre” au début du message, vous ajoutez la variable “prénom” derrière bonjour. Le prénom des candidats s’ajoutera automatiquement avant l’envoi. Vous pouvez en quelques clics envoyer la proposition de poste à tous les candidats que vous aurez préalablement sélectionnés avec le matching sémantique.
La fonction première de la digitalisation est de rationaliser les coûts, le recrutement n’échappe pas à la règle. L’ATS est donc le meilleur ami de l’optimisation des coûts d’un recrutement. Il vous permet également, via l’automatisation des communications avec les candidats et l’optimisation du site carrière, de développer votre marque employeur. Selon une étude LinkedIn, les entreprises ayant une marque employeur performante voient leurs coûts de recrutement divisés par 2. Comme quoi, un ATS orienté résultat, ça change tout.
