Si vous êtes recruteur, votre logiciel de recrutement ou ATS (Applicant Tracking System) est sans doute votre outil de travail numéro 1. Et il impacte fortement votre efficacité au quotidien.
S’il n’est pas pleinement adapté à vos besoins, il peut vous faire perdre du temps, compromettre la qualité de vos recrutements, et même nuire à votre marque employeur.
Mais s’il est bien choisi, il peut au contraire transformer votre processus de recrutement en une machine bien huilée, en automatisant vos tâches chronophages, en optimisant vos interactions avec les candidats et en accélérant vos embauches.
Le choix de votre ATS est donc absolument crucial !
Alors comment savoir si votre solution actuelle répond vraiment à vos besoins et ambitions ? Quels indicateurs révèlent qu’il est temps d’envisager un changement d’outil ?
Dans cet article, nous vous aidons à faire le point.
Sommaire :
Pourquoi réévaluer son ATS régulièrement
Les coûts cachés d’un mauvais choix d’ATS
Votre ATS ne vous sert que de simple base de CV ? Il ne vous donne aucune info qui vous permette d’analyser la performance de vos recrutements ? Il est truffé de bugs ?
Si ces situations vous parlent, c’est sans doute le signe que votre ATS ne répond pas (ou plus) à vos besoins.
Or, un ATS qui n’est pas adapté à vos besoins, c’est souvent :
- Des process inefficaces ou peu optimisés
- Des informations candidats peu exploitables
- Des KPIs difficiles à analyser
- De la frustration et du temps perdu
Ces dysfonctionnements ne sont pas seulement des désagréments : ils représentent un coût caché immense pour les entreprises.
Ce coût est souvent largement sous-estimé, pour la simple et bonne raison qu’il est difficile à calculer. Mais si on prend en compte le manque d’efficacité opérationnelle et la perte de compétitivité, parfois cumulés sur plusieurs années, cela peut être astronomique.
Investir dans un ATS parfaitement aligné sur vos besoins n’est donc pas un luxe, c’est une nécessité stratégique.
Quand réévaluer son ATS ?
Migrer toute sa base de données candidats et changer tous ses process de recrutement est un projet lourd, qui nécessite un certain investissement.
Décider de changer d’ATS n’est donc pas une décision qui se prend à la légère. On ne change pas d’outil tous les quatre matins ou bien sur un coup de tête !
Alors quel est le bon timing pour réévaluer sa solution de recrutement ? On peut différencier 2 cas de figures :
1. Si votre entreprise a récemment connu des changements majeurs, dans sa stratégie, sa taille ou sa structure, c’est le moment de réévaluer votre ATS pour vous assurer qu’il reste aligné sur vos besoins actuels.
2. Si votre entreprise n’a pas spécialement connu de changements, nous vous conseillons de vous fixer un cycle de réévaluation régulier, par exemple 3 mois avant la date de renouvellement de votre ATS, pour anticiper vos besoins futurs et rester à l’avant-garde des tendances technologiques dans le domaine du recrutement.
Changer (ou non) d’ATS : le top 7 des questions à se poser pour prendre la bonne décision
1. L’ATS est-il pleinement utilisé par l’équipe ?
C’est évidemment la première question à vous poser. Si vous avez un ATS hyper-puissant mais que personne ne l’utilise en interne, ou que tout le monde l’utilise mal, c’est que ce n’est vraisemblablement pas le bon ATS.
L’adoption de votre outil par votre équipe est en effet essentielle pour maximiser son efficacité et sa valeur.
Pour évaluer l’adoption de votre ATS, vous pouvez :
- Mesurer l’utilisation quotidienne : quel pourcentage de l’équipe utilise activement le système au quotidien ? Les utilisateurs ont-ils le réflexe d’utiliser toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin ?
- Évaluer la facilité d’utilisation : l’ATS est-il intuitif et facile à utiliser ? Les informations sont-elles faciles à trouver ?
- Analyser la courbe d’apprentissage : la prise en main de l’ATS est-elle rapide pour les nouveaux arrivants ? De combien de temps ont-ils besoin pour maîtriser pleinement l’outil ?
Vous verrez ainsi rapidement si l’outil est utilisé à son plein potentiel, ou s’il est temps de chercher une solution plus adaptée aux besoins de votre entreprise.
2. Les fonctionnalités proposées par votre ATS répondent-elle aujourd’hui à tous vos besoins ?
Dressez ensuite une liste exhaustive de vos exigences fonctionnelles, en analysant votre processus de recrutement. Avez-vous besoin de filtrer automatiquement les candidatures ? De gagner du temps sur votre sourcing ? D’exploiter votre vivier de candidats ? De planifier les entretiens directement via votre ATS ?
Évaluez ensuite point par point si votre ATS actuel vous offre les fonctionnalités correspondantes. Pour chaque besoin non satisfait, ou partiellement satisfait, évaluez le degré d’impact sur vos activités de recrutement et dressez ainsi une liste hiérarchisée des limitations de votre ATS actuel, pour le comparer efficacement avec d’autres solutions.
Notre conseil : impliquez tous les utilisateurs réguliers de l’ATS dans cette analyse, en collectant leur feedback et leurs suggestions d’amélioration. Leur expérience quotidienne peut en effet révéler des lacunes que vous n’aviez pas envisagées.
Découvrez Tool4staffing
3. Votre ATS s’intègre-t-il efficacement à vos autres outils RH ?
L’intégration de votre ATS à votre SIRH ou à vos éventuels autres outils de recrutement est cruciale pour un workflow harmonieux.
Pour évaluer cette intégration, listez vos outils RH et vérifiez les intégrations actuelles de votre ATS : sont-elles efficaces et sans friction ? Les données se déplacent-elles aisément entre les systèmes, sans saisie manuelle ? Existe-t-il des informations en doublon dans différents outils ?
Si vous constatez que l’intégration de votre ATS avec vos autres outils RH est inexistante ou incomplète, cela peut sérieusement nuire à votre productivité et à votre efficacité. Vous devez alors impérativement considérer l’adoption d’une solution plus intégrée.
4. Votre ATS s’adapte-t-il à l’évolution de vos besoins ?
Pensez à la trajectoire de croissance de votre entreprise et aux éventuelles évolutions de vos besoins en recrutement : votre ATS actuel peut-il s’adapter à ces changements ?
Si vous prévoyez par exemple une forte augmentation du volume de vos recrutements ou encore l’expansion vers de nouveaux marchés, vous devez impérativement anticiper vos besoins fonctionnels.
Vérifiez si votre ATS peut gérer une augmentation significative du nombre d’utilisateurs et de candidatures sans compromettre les performances. Et penchez-vous sur la flexibilité des personnalisations offertes par votre fournisseur.
Si vous constatez une rigidité dans l’adaptabilité de votre ATS, il est probablement temps de rechercher des alternatives plus agiles et conçues pour l’évolution.
5. Votre ATS est-il 100% conforme à la réglementation RGPD ?
La conformité de votre ATS avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est non seulement une obligation légale mais aussi un élément essentiel pour garantir la confiance de vos candidats.
Alors quelles sont les questions précises à vous poser sur le sujet, pour savoir si votre outil est vraiment adapté ?
- Quelles sont les fonctionnalités de protection des données ? Assurez-vous que votre ATS dispose de fonctionnalités robustes pour sécuriser les données des candidats, telles que le cryptage des données, les autorisations d’accès différenciées et les protocoles de suppression des données.
- L’ATS permet-il une gestion transparente du consentement des candidats ? Un ATS conforme à la réglementation doit leur offrir la possibilité de consentir explicitement à la collecte, au traitement et au stockage de leurs données personnelles, et de retirer ce consentement à tout moment.
- Quels sont les processus de suppression des données ? Le RGPD exige que les données des candidats soient conservées uniquement pendant la durée nécessaire. Votre ATS devrait faciliter la suppression automatique ou manuelle des données des candidats après une période définie ou sur demande.
- Votre ATS peut-il fournir un historique détaillé des actions réalisées sur les données des candidats ? Il doit en effet le permettre, en facilitant l’accès à toutes les informations nécessaires pour répondre aux demandes d’audit de conformité.
Si votre évaluation révèle des lacunes dans la conformité de votre ATS avec le RGPD, il est crucial de prendre des mesures immédiates pour y remédier. Sinon, vous vous exposez à des sanctions !
6. Votre ATS actuel vous offre-t-il des analyses et des rapports approfondis pour éclairer vos décisions de recrutement ?
Évaluez la pertinence des fonctionnalités de reporting et des KPIs fournis par votre ATS actuel. Vous devriez normalement pouvoir accéder à des rapports complets sur des indicateurs clés tels que le temps de recrutement, le coût par embauche ou encore la source des candidats.
Ces données sont vitales pour évaluer et affiner l’efficacité de vos stratégies de recrutement.
Certains ATS offrent des fonctionnalités analytiques très basiques, tandis que d’autres permettent de générer des rapports personnalisés et d’exploiter la data visualisation. Là encore, si votre outil actuel n’est pas à la hauteur, c’est le signe qu’il est temps de chercher des alternatives.
7. Votre ATS exploite-t-il pleinement les nouvelles technologies ?
Un ATS technologiquement innovant peut révolutionner vos processus de recrutement et vous faire gagner considérablement en compétitivité.
Alors, comment savoir si le vôtre fait toujours la course en tête ou s’il est temps de l’abandonner pour une solution plus avancée ?
C’est simple : si votre ATS ne propose pas des fonctionnalités basées sur l’intelligence artificielle pour automatiser les tâches répétitives, le machine learning pour améliorer la correspondance des candidats, ou encore les chatbots pour une communication instantanée avec les candidats, c’est sans doute qu’il est temps d’envisager une mise à niveau vers une solution plus moderne et innovante.
Pour conclure, choisir le bon ATS est une décision technique mais surtout stratégique. Alors évaluez, questionnez, et soyez prêts à évoluer. L’avenir de votre recrutement en dépend !
Et si vous êtes à la recherche d’une nouvelle solution, découvrez Tool4staffing. Plus qu’un simple ATS, il s’agit d’un TPS (Talent Prospecting Software), qui propose :
- Des KPIs 100% personnalisables pour monitorer vos recrutements
- Des solutions de chasse automatisée sur LinkedIn, pour initier des échanges de qualité avec des candidats à l’écoute d’opportunités professionnelles mais qui ne postulent pas
- Un matching boosté à l’IA, pour (enfin) exploiter votre base candidat.
- Un portail immersif et ludique, pour proposer une expérience candidat unique et ultra premium, tout en fluidifiant vos qualifications et entretiens.
- Et bien plus encore !
